02/09/2021 | Guillaume Dorée, Consultant solution Reflex, Hardis Group
Les indicateurs et tableaux de bord dédiés au pilotage opérationnel de l’entrepôt visent à suivre l’état d’avancement des opérations logistiques, améliorer en continu le niveau de qualité, augmenter la productivité et, plus globalement, mieux appréhender l’activité. Si les indicateurs quantitatifs historisés sont toujours utiles, il s’agit désormais aussi de disposer de tableaux de bord en temps réel personnalisés et partagés pour pouvoir prendre des actions correctives tout au long de la journée et tenir la promesse client.
Passer du reporting quantitatif au pilotage en temps réel
Au sein d’un entrepôt, les indicateurs sur des données historiques apportent une vision quantitative (nombre de lignes traitées, poids et volumes traités…) de l’activité à la journée, à la semaine ou au mois, afin d’aider les responsables à mieux appréhender l’activité de l’entrepôt. Ils ont notamment pour fonction de disposer d’une vue d’ensemble du niveau d’activité et de qualité fourni, dans un objectif d’amélioration de la performance opérationnelle.
Mais piloter un entrepôt, c’est du quotidien et du temps réel. Il s’agit avant tout de suivre l’état d’avancement des opérations logistiques (réceptions, préparations, expéditions). Car c’est en ayant connaissance du retard ou de l’avance pris par les équipes qu’il est possible de se projeter à quelques heures, d’ajuster les priorités, d’affecter les ressources aux bons endroits de façon dynamique, et donc d’améliorer l’efficacité globale de l’entrepôt en optimisant de manière fine le taux d’occupation des ressources. C’est également identifier les éventuelles anomalies opérationnelles (anomalies de stockage, saturation des emplacements de picking, supports préparés immobiles depuis un temps donné…) afin de les corriger en temps réel.
En parallèle, les indicateurs de productivité (rendement, efficacité par rapport à des standards constatés par le passé ou marché) constituent des éléments essentiels pour, par exemple, évaluer des niveaux d’engagement justes (prestataires logistiques), ou encore identifier les poches de sur ou sous productivité au sein de chaque processus (réception, préparation, expédition). Cette vision macro est capitale pour identifier les écarts à la normale pour chaque flux logistique et être en capacité de mettre en œuvre des actions correctives. Ces indicateurs permettent également de déterminer si des formations doivent être organisées pour renforcer les compétences des équipes ou si certains processus doivent être revus.
Adapter les indicateurs aux besoins des utilisateurs
Évidente a priori, l’adaptation des indicateurs aux besoins de chaque utilisateur est pourtant loin d’être systématique. Or, ce sont bien les responsables d’équipes, de plateformes et de sites, qui connaissant leurs processus, sont en mesure de déterminer les indicateurs clés utiles pour le pilotage des opérations logistiques et de leurs entrepôts.
Cette démarche bottom up signifie également que chaque site, en fonction de ses spécificités (taille, processus, volumes, etc.), doit disposer de ses propres indicateurs. Il n’est donc pas possible d’appliquer à toutes les plateformes logistiques les mêmes tableaux de bord pour leur pilotage opérationnel.
Faire preuve d’inventivité en matière d’indicateurs
Dans la continuité du point précédent, la restitution et le formatage des indicateurs dans des dashboards doivent faire l’objet d’une adaptation aux préférences de chaque utilisateur. Car un seul indicateur peut être restitué de très nombreuses façons : un chiffre, un histogramme, une jauge, etc. En fonction des destinataires, de leurs habitudes de travail et de consommation de l’information, la capacité de chacun à construire ses propres tableaux de bord avec ses formats de prédilection est synonyme d’un pilotage efficace.
Adopter le pilotage actif
C’est le principe même du pilotage : disposer d’informations pertinentes en temps réel pour agir et adopter immédiatement des actions correctives. Et quand il est possible d’actionner des leviers directement depuis les dashboards eux-mêmes, tel que déplacer une ressource vers une nouvelle équipe, c’est encore plus simple et efficace. Cela évite notamment de devoir quitter le dashboard pour revenir sur l’interface du logiciel de gestion d’entrepôt afin d’appliquer telle ou telle action. On parle alors de pilotage actif de l’entrepôt.
Partager les indicateurs et dashboards
Se lancer dans un projet d’agrégation d’indicateurs et de conception de tableaux de bord est une démarche à la fois organisationnelle et très structurante : il s’agit de définir les données les plus pertinentes, selon les unités fonctionnelles utiles au pilotage (heure, équipe, zone, quai, etc.).
Un travail amont est incontournable d’autant plus important que la majorité des dashboards ont vocation à être partagés et utiles à plusieurs interlocuteurs. Dès lors, ils doivent être accessibles depuis différents supports : ordinateurs, mobiles, affichage sur grand écran au niveau des quais... Une façon également d’impliquer tous les collaborateurs en temps réel.